OFFICAL CLUB MAIL: offtownyk@sabanciuniv.edu
Offtown Festival, tamamen gönüllü öğrencilerden oluşan bir komitenin, tüm organizasyonunu üstlendiği ve üniversitedeki öğrenci kulüplerinin tam desteği ile 2001 yılından beri gerçekleşen, Sabancı Üniversitesi’nin en büyük öğrenci etkinliğidir. 2013 yılından itibaren “alışılmış üniversite bahar şenliği” konseptinin dışına çıkan bir “FESTİVAL” yapısı oluşturduk. Sponsorluk, Yemek, Sahne, Sanatçı ve Medya konseptli departmanlarımız ile çalışmalarımızı yürütmekteyiz.
| Salih Görkem Emer | egorkem@sabanciuniv.edu | Exequtive Board Member | KOORDİNATÖR Sponsorluk |
| Serdar Çimen | scimen@sabanciuniv.edu | Exequtive Board Member | KOORDİNATÖR Medya-Tasarım |
| Erdem Eren Coşkun | erdemcoskun@sabanciuniv.edu | Exequtive Board Member | KOORDİNATÖR Sponsorluk |
| İlbars Efe Korkmaz | ilbars.korkmaz@sabanciuniv.edu | Exequtive Board Member | KOORDİNATÖR Sahne-sanatçı |
| Kutluhan Gök | kutluhan.gok@sabanciuniv.edu | Exequtive Board Member | KOORDİNATÖR Medya-Tasarım |
OFFTOWN FESTİVAL KOMİTESİ İÇ TÜZÜĞÜ
Rev: 10.08.2023
1. KOMİTENİN AMACI
Komite Sabancı Üniversitesi öğrencilerinin; kültür, sanat, spor, eğlence ve kişisel gelişim etkinliklerinin bir potada eritildiği geniş tabanlı etkinliklerin, öğrenciler ve öğrenci gruplarının (kulüpler) katılımı ile gerçekleştirilmesini sağlamak.
2. KOMİTENİN MİSYON - FAALİYET VE YETKİ ALANI
2.1. Komite tüm planlamalarında Öğrenci Etkinlikleri Sorumlusunun (ÖES) görüş ve onayını alarak faaliyetlerini planlar.
2.2. Uzmanlık alanı olan kulüplere kendi uzmanlık alanları ile ilgili liderliklerini öne çıkarır.
2.3. Açılış festivalleri, bahar festivalleri komitenin temel faaliyet alanıdır.
2.4. Offtown Festival komitenin marka etkinliğidir.
2.5. Komite Festivale kaynak oluşturmak amacıyla yıl içerisinde farklı organizasyonlar ve sponsorluk işbirlikleri düzenleyebilir.
3. KOMİTE ÜYELİK KOŞULLARI VE DEVAMI
3.1. Sabancı Üniversitesi öğrencisi olmak,
3.2. Üyelik formunu doldurmuş olmak,
3.3. Merkez Yönetim Kurulu, Yönetim Korulu Üyeliği, Üyelik, Birim Koordinatörlükleri vb. tüm pozisyonlardaki kişilerin, görev ve sorumluluklarını yerine getirmeleri konusunda beklentilerin karşılanmaması durumunda, İlgili kişiden sorumlu bir üst pozisyonun önerisi ve Öğrenci Etkinlikleri Sorumlusunun onayıyla kişinin görevine son gerilir.
4. ÜYE HAK VE SORUMLULUKLARI
4.1. Her güz ve bahar dönemi başında yönetim kurulu tarafından çıkılan duyuruya cevaben gönüllü olarak komiteye katılmak isteyen ve üyelik koşullarını sağlayan herkes üye olabilir.
4.2. Her hafta yapılan toplantılara katılmakla yükümlüdür.
4.3. Aktif olarak görev aldığı birimdeki görev ve sorumluluklarını yerine getirir.
4.4. Görev aldığı birimin sorumlusuyla iletişim halinde olur.
4.5. Alan sorumlularının vermiş oldukları görevleri yerine getirmekle sorumludur.
5. YÖNETİM KURULU ÜYESİ (YK) HAK VE SORUMLULUKLARI
5.1. Yönetim kurulu en az 7 kişiden oluşur.
5.2. Festival hazırlık sürecinde tüm ekiplerde görev ve sorumluluk üstlenen ve bir görev tanımındaki işleri yerine getiren tüm üyeler yönetim kurulu üyesidir.
5.3. Yönetim kurulu üyeleri üstlendikleri görevleri yerine getirmemeleri halinde ilgili ekip liderinin önerisi, MYK onayıyla ve Öğrenci Etkinlikleri Sorumlusunun da görüşü yazılı olarak alınarak görevine son verilir.
5.4. YK üyeleri bir sonraki yıl yapılacak MYK seçimlerine aday olabilir.
6. MERKEZ YÖNETİM KURULU (MYK) HAK VE SORUMLULUKLARI
6.1. MYK en az 5 kişiden oluşur.
6.2. MYK üyeleri seçimle belirlenir. 3 üye seçimle belirlenir.
6.3. MYK kendi içinden Başkan ya da Eşbaşkan seçer.
6.4. Müzik ve Radyo Kulüplerinin festival için belirlediği temsilciler MYK’nın daimi üyesidir.
6.5. En az bir festivalde; bilet satış saha organizasyon ya da kulis gibi görevlerde üstlendiği görevleri başarıyla yerine getirdiği; MYK ve Öğrenci Kaynakları Festival sorumlusu tarafından onaylanan üyeler MYK seçimleri için aday olabilirler.
6.6. Festival kapsamında bir Town’ın tüm yönetimi konusunda iş gücü ya da kaynak geliştirme sağlayan kulüpler organizatör kulüp olarak adlandırılır. Organizatör kulüpler bir stant sponsorluğu seviyesinde kaynak geliştirdikleri takdirde MYK’da bir üyeliğine terfi eder.
6.7. Üç stand sponsorluğu tutarında sponsorluk getiren her üye MYK üyeliğine terfi eder.
6.8. Ana ya da Co-sponsorluk tutarında sponsorluk getiren üyeler eş başkanlığa terfi eder.
6.9. MYK komitenin en üst karar merci olan kuruldur. Komite festivalin idari işleyişi, etkinliklerin kurumsal uygunluğu konusunda Öğrenci Etkinlikleri Sorumlusunun görüş ve onayı ile çalışır.
6.10. MYK üyeleri Öğrenci Etkinlikleri Sorumlusunun organize ettiği tüm toplantılara katılmakla yükümlüdür.
7. FESTİVAL İŞ BİRİMLERİ
• Birimlerin liderliğini üstlenen kişiler “Birim Yöneticisi” olarak adlandırılır.
• Birim yöneticisi olarak atanan kişi “YK” statüsüne terfi eder. MYK olan kişiler de birim yöneticisi olabilir.
• Birim Yöneticileri kendi ekiplerini MYK’nın bilgisi dahilinde oluşturabilirler.
7.1. Sponsorluk Birimi:
a) Organizasyonun maliyetini karşılamak amacıyla çeşitli firmalarla görüşerek sponsorluk talebinde bulunur.
b) Ana Sponsor, Co-Sponsor, Hizmet Sponsoru ve Destek Sponsoru olmak üzere dört farklı sponsorluk çeşidi üzerinden çalışmalarını sürdürür.
c) Olası sponsor firmaların marka hedef kitleleri belirlenerek firmalara uygun teklifler hazırlar.
d) İstanbul’daki büyük etkinlikleri takip eder ve bu etkinliklerdeki sponsor firmaları araştırır.
e) SU’daki kariyer etkinliklerini takip ederek bu etkinliklere katılan firmalardan bağlantılar edinir.
f) Sponsorluk görüşmelerinde ÖES’i bilgilendirir ve bulunan sponsorlukların uygunluğu ile ilgili onay alır.
g) Sponsorluklarla ilgili tüm çalışmaların dokümanları ÖES’e sunulur.
7.2. Yeşil Alan-Etkinlikler Birimi:
a) Üç alanda çalışmalarını yürütür. Bu üç alan için farklı gruplar oluşturulur.
b) Yeme-İçme: Organizasyon sırasında stant açacak yiyecek içecek firmalarının ayarlanmasından sorumludur.
c) Oyunlar-Yarışmalar: Yeşil alanda yer alacak şişme oyunları ve yarışma etkinliklerini temin eder.
d) Alternatif Sahne Sanatları, Sokak Sanatları, Extreme Sporlar: Alanında ünlü sanatçılar ve sponsorlarla görüşerek küçük gösteriler düzenlenmesini sağlar.
e) Yeşil alan faaliyetleri ile ilgili ÖES’i bilgilendirir uygunluğu ile ilgili onay alır.
7.3. Sahne-Sanatçı Birimi:
a) Organizasyonda sahne alacak sanatçıların belirlenmesi ve bu sanatçılarla anlaşılmasından sorumludur.
b) Sahne alacak sanatçıların kulis istekleri ile teknik isteklerinin karşılanmasıyla ilgilenir.
c) Kulis mekanlarının belirlenmesi ve düzenlenmesinden sorumludur.
d) Sahne kurulumu ile ilgilenir.
e) Sanatçıları uygunluğu ile ilgili ÖES’ten onay alır.
7.4. Basın ve İletişim Birimi:
a) Üniversitenin kurumsal iletişim bölümüyle koordine çalışarak organizasyonun tanıtımını gerçekleştirir.
b) Medya Sponsoru ile ilişkileri yürütür.
c) Organizasyonun biletleri afişleri ve davetiyelerinin tasarlanıp bastırılmasından sorumludur.
d) Tüm çalışmalarla ilgili ÖES’i bilgilendirir uygunluğu ile ilgili onay alır.
7.5. Altyapı ve Lojistik Birimi:
a) Üniversite hizmetleri ile iletişimi sağlayarak gerekli altyapı desteğinin sağlanmasından sorumludur.
b) Tüm çalışmalarla ilgili ÖES’i bilgilendirir uygunluğu ile ilgili onay alır.
8. TÜZÜK DEĞİŞİKLİĞİ
Tüzük her güz dönemi başında Merkez Yönetim Kurulu tarafından gözden geçirilir. Merkez Yönetim Kurulu üyelerinin oy birliği ile değiştirilir. Değişiklikler Öğrenci Etkinlikleri Sorumlusunun onayına sunulur.