KULÜP YÖNETİMİ EL KİTABI
Öğrenci Kaynakları Birimi olarak önceliğimiz, Sabancı Üniversitesi’ni sizlerle birlikte; sizin için mükemmel bir öğrenme ve yaşam alanı yapmaktır.
Bu vizyon doğrultusunda amacımız, “Ders Dışı Öğrenci Etkinlikleri Süreci” kapsamında organizasyon, takım çalışması ve liderlik deneyimleri kazanarak, yaşamı deneyimleyebileceğiniz iletişim ortamlarını oluşturmanızı sağlamaktır.
Hepiniz Ders Dışı Öğrenci Etkinlikleri’nin renkli ve sıradışı öğrenme ortamına hoş geldiniz.
Üniversite yaşamının akademik çalışmalardan çok daha fazlası olduğuna inanan bizler, gerçekleştireceğiniz kulüp aktivitelerinde sizlere her konuda destek olacağız. Birlikte yaratmak ve geliştirmek felsefemiz doğrultusunda hayata geçireceğimiz projelerle, Sabancı Üniversitesi’nin sosyal, sportif ve kültürel yaşamına katkıda bulunacaksınız.
Bir öğrenci kulübüne üye olmak ve kulüpte aktif olarak yer almak, benzer fikirlere sahip üyelerle bir araya gelmenin yanında, yeni fikirlerin doğması için fırsat yaratması ve öğrencilerin kişisel gelişimlerine fayda sağlaması açısından oldukça büyük önem teşkil etmektedir. Katkıda bulunacağınız ya da bizzat gerçekleştireceğiniz projeler ve aktiviteler ile; sorumluluk alma, liderlik, takım çalışması, iletişim ve kriz yönetimi gibi konularda çeşitli deneyimler elde edeceksiniz. Burada elde ettiğiniz deneyimler, ileriki yıllarda size yol gösteren temel taşları olacaktır.
Öğrenci Etkinlikleri El Kitabı, kulüp aktivitelerinin planlanması ve hayata geçirilmesi aşamalarında sizlere kısa ama son derece gerekli bilgiler vermektedir. Daha detaylı bilgi için Öğrenci Etkinlikleri Web Sitesini ziyaret edebilirsiniz. Her türlü soru ve görüşleriniz için clubs@sabanciuniv.eduadresine mail atabilir ya da Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları’nı ziyaret edebilirsiniz.
ÖĞRENCİ KULÜPLERİ
Öğrenci Kulüpleri kampus yaşamının ayrılmaz bir parçasıdır. Kulüpler, tamamen öğrencilerimiz tarafından; bireysel yetenekleri geliştirmek, takım halinde çalışabilmek, sosyal ve kültürel gereksinimleri karşılamak üzere ders dışı etkinlikleri gerçekleştirmek amacıyla kurulan kendi içlerinde demokratik bir işleyişi olan yapılanmalardır.
Sizler de;
Dönem başlarındaki tanışma toplantılarına katılarak ya da kulüp web sayfaları aracılığıyla kulüplerle iletişime geçerek istediğiniz kulübe üye olabilirsiniz.
Prosedürler çerçevesinde dilediğiniz bir kulübün kurulmasına önayak olabilirsiniz.
Gerçekleştirmek istediğiniz projeleri ilgili kulüplere sunabilir benzer ilgilere sahip kişilerle projeniz için çalışabilirsiniz.
Bağımsız bir etkinlik gerçekleştirmek için bizlerle irtibata geçerek projenize ilgi duyan kişileri bir araya getirebilirsiniz.
YENİ BİR KULÜP KURMAK İÇİN
Öncelikle kurmak istediğiniz kulübün, başka bir kulübün çalışma alanına girmediğinden emin olunuz. Var olan bir kulüple benzer bir alanda faaliyet yapmak istiyorsanız, yeni bir kulüp başvurusu yapmaktansa, ortak çalışma alanı yaratmanız size kolaylık sağlayacaktır. Bu konuda bizlerle iletişime geçtiğiniz taktirde uygun iletişim ortamını sizler için oluşturabiliriz.
Kulüp başvurusu için en az 5 kişi olmalısınız.
Kulüp kurmak istediğinizi belirten bir dilekçe yazmalı, kurucu üyeler tarafından imzalanan, kulübün ismi ve amacının belirtildiği bu yazıyı, kulüp tüzüğü ve stratejik planlama formu ile birlikte Öğrenci Etkinlikleri Sorumlusu’na iletmelisiniz. Örnek tüzük ve stratejik planlama formunu Öğrenci Etkinlikleri’nden talep edebilirsiniz.
Başvurunuz ilk Öğrenci Etkinlikleri Komitesi toplantısında gündeme gelecek ve sonuç size bildirilecektir.
BAĞIMSIZ ETKİNLİKLER
Herhangi bir kulübe bağlı olmaksızın gerçekleştirilmek istenen sosyal ve kültürel faaliyetler için, Bağımsız Etkinlik Formu doldurulmalı ve Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları ile iletişime geçilmelidir. Formu, öğrenci etkinlikleri web sitesinden ve Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları’ndan temin edebilirsiniz.
KULÜPLERİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Etkinliklerin planlı şekilde gerçekleştirilebilmesi ve başarılı bir kulüp yönetimi için, tüm kulüplerin yerine getirmesi gereken belli başlı yükümlülükler bulunmaktadır. Kulüp hayatınızı kolaylaştıran ve etkinliklerinizi daha verimli hale getiren bu yükümlülüklerin yerine getirilmemesi durumunda, çeşitli cezai yaptırımlar uygulanır.
KULÜP ÜYE GİRİŞLERİ:
Her dönem başında kulübünüzün üyelerinin sisteme girilmesi gerekmektedir. Üye girişleri için kulüp başkanları ya da iletişim sorumluları sisteme tanımlanır ve belirlenen tarihler arasında girişler tamamlanır.
YILLIK FAALİYET PLANI:
Sene boyunca gerçekleştireceğiniz etkinliklerin listesidir. Bu liste tahmini etkinlikler ve tahmini tarihlerden oluşur. Etkinliklerin önceden planlanması ve sene içine dengeli dağılımı açısından önemlidir.
YILLIK FAALİYET RAPORU:
Öğretim yılı (Ekim – Haziran) boyunca kulüpler tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin raporudur.
BÜTÇE BİLDİRİM FORMU:
Üniversite tarafından kulüplerin belli harcamaları için tahsis edilen kulüp bütçeleri, Ocak – Aralık dönemi boyunca kullanılabilmektedir. Bütçelerin kulüplere gerektiği şekilde tahsis edilebilmesi için, Ekim ayında Yıllık Faaliyet raporu ile birlikte Bütçe Bildirim Formu’nun Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları’na iletilmesi gerekmektedir. Bütçe Bildirim Formu’nda, kulüplerin danışmanlık, ulaşım, demirbaş, kırtasiye gibi ihtiyaçlarına ait kalemler bulunmaktadır.
Kulüp Koordinasyon Toplantısı: Her dönem başında gerçekleştirilen toplantıdır. Toplantıya tüm kulüplerin en az 1 temsilciyle katılması gerekmektedir. Sene boyunca gerçekleştirilecek etkinlikler ve yenilikler hakkında bilgi paylaşımı yapılır, kulüplerin yükümlülükleri ile ilgili duyuru ve hatırlatmalar yapılır. Kulüplerden gelen öneriler değerlendirilir.
ETKİNLİK PLANLAMA
MEKAN TAHSİSİ
Kulüp etkinliklerinizin yapılacağı mekanları kullanmak için önce rezervasyon yaptırmanız gerekmektedir. Etkinliğin yapılacağı sınıf ya da salonun boş olup olmadığını “Room Schedule” sayfasından kontrol edebilirsiniz. Mekan etkinlik için uygunsa Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları’yla iletişime geçerek mekan tahsisi yapabilirsiniz. Mail yoluyla iletişime geçilmesi durumunda, etkinlik adı, tarihi, sınıf / salonun ismi, hangi saatler arasında kullanılacağı ve gerekli teknik ekipman (projeksiyon, mikrofon, konuşmacı masası.. gibi) bilgilerini mailinize eklemeyi unutmayınız. Mekan tahsislerini aktiviteden en az 4 gün önce bildirmeniz gerekmektedir.
Oda Rezervasyonu yapmak için tıklayınız.
SES – GÖRÜNTÜ SİSTEMLERİ KULLANIMI
Gerçekleştireceğiniz kulüp etkinliği, projeksiyon gibi teknik ekipman kullanımını gerektiriyorsa, öncelikle seçmiş olduğunuz mekanın bu özelliklere sahip olduğundan emin olunuz. Mekanın özellikleri ile ilgili bilgileri “Room Schedule” sayfasından öğrenebilirsiniz. Mekan tahsisi yapıldıktan sonra konuyla ilgili Üniversite Hizmetleri Ses ve Görüntü Sistemleri ekibinden destek isteyebilirsiniz.
ULAŞIM
Kampüsten toplu ulaşım sağlanacak etkinlikler ya da kampüse gelecek konuklar için, kulüp bütçesi dahilinde ulaşım sağlanabilmektedir. Servis talepleriniz ve ulaşımla ilgili diğer detaylar için, aktiviteden en az 1 hafta önce Öğrenci Etkinlikleri birimi ile iletişime geçmeniz uygun olacaktır.
YİYECEK İÇECEK HİZMETLERİ
Gerçekleştireceğiniz etkinliklerde, kulüp bütçenizin uygunluğuna göre yiyecek-içecek hizmeti talep edebilirsiniz. Etkinlik sonrası verilecek kokteyller, etkinlik kapsamında öğle yemeği ikramı ya da kulis ikramı gibi talepleriniz için Öğrenci Etkinlikleri birimi ile iletişime geçmeniz gerekmektedir.
SATINALMA
Etkinlikleriniz ya da genel kulüp ihtiyaçlarınız için harcama yapmak istediğinizde, seçmeniz gereken en güvenilir yol satınalmadır. Belirlenen ihtiyaçlar doğrultusunda Üniversite Hizmetleri Satınalma birimi ile iletişime geçilir. Satın alınacak mal ya da hizmet için 3 farklı firmadan teklif alınır, teklifler değerlendirilir ve en uygun teklif işleme konur.
Satınalma yapılamayacak acil ihtiyaçlar için ise Kulüp Masraf Beyan Formu kullanılır. Harcama, kulüp üyesi tarafından yapılır. Mal ya da hizmetin alındığı firmadan mutlaka fiş ya da üniversite adına kesilmiş bir fatura alınır. ‘’Kulüp üyesi yahut kulüp tarafından yapılacak harcama, henüz harcama yapılmadan Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları’nın onayı alınarak yapılmalıdır.’’ Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları ile iletişime geçilerek form doldurulur ve masraf beyan edilir. Kulüp üyesi tarafından yapılan harcama, onay süreci sonrasında kulüp bütçesinden kulüp üyesine iade edilir.
STAND KURMA
Etkinliklerinizin tanıtımı ya da kulüp üye alımı gibi aktiviteler için Üniversite Merkezi’nin belirli noktalarında stand kurabilirsiniz. Stand kurulabilecek alanlar, merdiven altı, cam önü (2 adet), Akbank karşısı olarak belirlenmiştir. Bu alanlardan birinde stand kurmak için, stand tarihinden en az 2 gün önce Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları ile iletişime geçmelisiniz. Stand alanında herhangi bir teknik ekipman (projeksiyon, müzik seti) kullanacaksanız, talebinizde bunu da belirtmeniz gerekmektedir.
Kulüp duyurusu yapma: Kulüp etkinliğinizi iç web ve gerekliyse dış web’de duyurmak için, etkinliğinize dair bilgilerin yer aldığı duyuru metnini duyuruk@sabanciuniv.edu adresine göndermeniz gerekmektedir.
Duyuru metni ile ilgili dikkat edilmesi gereken kurallar:
- Etkinlik haberinizin daha fazla insana ulaşabilmesi için, etkinlikten en az 5 gün önce duyurularınızı göndermeniz uygundur.
- Göndereceğiniz her duyurunun İngilizcesini de duyuru metnine eklemeniz gerekmektedir.
- Duyurular bir metin ve varsa görselden oluşur.
- Duyuru metni format olarak, bir kişinin ağzından değil, kulübün ağzından yazılmalıdır.
Duyurunun yapılması için göndereceğiniz metinde;
- Duyuru Başlığı
- Duyurunun başlangıç – bitiş tarihi
- Duyuru metni
- Duyuru görseli (varsa) bulunmalıdır.
- Görseller jpeg formatında ve boyutları max. 580 x 1000 ölçülerinde olmalıdır. Bu özelliklere uymayan görseller duyuruya konmaz.
ETKİNLİK TANITIM ÇALIŞMALARI
Gerçekleştireceğiniz etkinliklerin kampus içi ve kampus dışı geniş kitlelere duyrulmasını sağlamak için çeşitli tanıtım çalışmaları yapabilirsiniz. İç web’de yer alan duyuruların yanında etkinliğinize ait bir görsel oluşturmanız ve kampüsün çeşitli noktalarına etkinlik görselinizi asmanız tanıtım açısından etkili bir yoldur.
Kampus dışı duyurular içinse, (özellikle büyük ölçekli etkinlikler için) basın çalışması yapılmaktadır. Basın çalışmaları, üniversitemizin Pazarlama ve Kurumsal İletişim Birimi (PKİ) tarafından yürütülür. Etkinlikle ilgili basın bülteninin, ilgili dergiler için en az 1 ay, gazeteler içinse en az 10 gün önceden hazır edilmesi gerekmektedir. Basın bülteni hazırlanması ve her türlü çalışmanın yürütülmesi için Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları ile iletişime geçebilirsiniz.
KÜLÜP ODALARI
Üniversite Merkezi’nde Öğrenci kulüplerinin ortak kullanımına tahsis edilmiş 4 adet kulüp proje ofisi ve 2 adet depo bulunmaktadır.
UC 1009 (Depo)
UC 1011 (Depo)
UC 1023 (Toplantı Odası – I)
UC 1024 (Toplantı Odası – II)
UC 1054 (Seminer ve Eğitim Odası)
KULÜP ODALARININ KULLANIM KURALLARI AŞAĞIDA BELİRTİLMİŞTİR:
- Kulüpler ortak kullanımdaki kulüp mekanlarını, Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları tarafından belirlenmiş Anahtar Sorumlusu öğrencilerden rezerve ederek kullanabilirler.
- Kulüp mekanları temiz ve düzenli tutulmalıdır.
- Kulüp ekipmanlarında araç ve gereçlerinde oluşturulacak hasar ve kayıplardan ilgili kulüp sorumludur. (Durumun tespit edilmesi halinde cezai işlem uygulanır.)
- Kulüp ekipmanları ve malzemelerinde meydana gelen hasarlar Öğrenci Etkinlikleri Sorumlularına zaman kaybedilmeden iletilmelidir.
- Hasarları nedeniyle tehlike oluşturabilecek ve enerji ile çalışan malzemelerin çalışması durdurulmalıdır.
- Kulüp odalarına ve çalışma yapılması için rezerve edilen mekanlara yiyecek ve içecek ile girilmemelidir.
- Kulüp mekanlarında hiçbir şekilde alkollü içki, sigara ve benzeri zararlı maddeler kullanılamaz. (Aykırı durum tespit edilmesi halinde cezai işlem uygulanır)
- Kulüp mekanlarının, araç ve gereçlerinin kullanımına özen gösterilmelidir.
- Kulüp mekanları ve ekipmanları amaç dışı kullanılamaz (Aykırı durum tespit edilmesi halinde cezai işlem uygulanır.)
- Kulüp mekanlarının kullanımlarında mekan bulunduğu gibi bırakılmalıdır. Mekanın kullanılması ile ilgili kullanım öncesi belirlenen bir aksaklık var ise durum Öğrenci Etkinlikleri Sorumluları’na yazılı olarak bildirilmelidir.
- Kulüp ekipmanları kulüp sorumlularının bilgisi dahilinde kullanılmalı ve kullanım sonunda teslim edildiğine dair bilgi verilmelidir.
- Yukarıdaki hususlar doğrultusundaki ihlallerin tekrarlanması halinde kulüp ya da kişilerin mekan ve malzeme kullanımı konusunda, kullanım hakkının alınması sağlanır.
ÖĞRENCİ ETKİNLİKLERİ KOMİTESİ
Öğrenci Etkinlikleri Komitesi, fakülteler ve çeşitli birimlerden Rektör tarafından atanmış temsilcilerce oluşturulan bir komitedir. Komite her dönem başı toplanarak yeni kulüp başvurularını inceler, kulüp aktiviteleri ile ilgili bilgilendirilir ve aktif olmayan kulüplerin kapanma kararını değerlendirir.
ÖĞRENCİ ETKİNLİKLERİ KOMİTESİ KONU SÖZCÜSÜ
Her yıl Kasım ayında gerçekleşen Öğrenci Birliği seçimleri dahilinde, Öğrenci Etkinlikleri Komitesi için de bir konu sözcüsü seçilir. ÖEK Konu sözcüsü, öğrencilerin komitedeki temsilcisidir ve öğrenci kulüplerinin taleplerini komitede tartışmaya sunar. Komitede konuşulan konuların doğru şekilde ele alınması açısından, konu sözcüsünün kulüplerde aktif olarak yer alması ve faaliyetleri takip etmesi önerilir.
DERS DIŞI ÖĞRENCİ ETKİNLİKLERİ ÖDÜLLERİ
Öğrencilerin “Ders Dışı Başarılarını Teşvik Etmek ve Ödüllendirmek” amacıyla her yıl Mayıs ayında üniversitemiz dahilinde “Ders Dışı Öğrenci Etkinlikleri Ödülleri” verilmektedir.
Üniversitemizin disiplinlerarası öğrenim yapılanmasına paralel olarak sosyal yaşamda da çok yönlü olmayı başaran öğrencilerimizi takdir etmek ve bu tür çabaları teşvik etmek amacıyla ortaya çıkan ödüllerimiz, 2003 yılından beri sahiplerini bulmaktadır.
YÖNERGE VE PROSEDÜRLER
Kulüp Ekinlikleriniz ve Bağımsız Etkinlikler konusundaki genel işleyiş ve çalışma biçimleri hakkında bilgiye "Ders Dışı Öğrenci Etkinlikleri Yönergesi" ve "Ders Dışı Öğrenci Etkinlikleri Prosedürü" aracılı ile ulaşabilirsiniz.
Ders Dışı Öğrenci Etkinlikleri Yönergesi için tıklayınız.
Ders Dışı Öğrenci Etkinlikleri Prosedürü için tıklayınız .